Gestione delle segnalazioni – Whistleblowing

Attenzione: Non utilizzare questa pagina per reclami, comunicazioni, suggerimenti sui servizi di natura commerciale. Non costituiscono segnalazioni c.d. whistleblowing: le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale del Segnalante che attengono esclusivamente al proprio rapporto individuale di lavoro, ovvero inerenti al proprio rapporto con le figure gerarchicamente sovraordinate.

MERCITALIA Shunting & Terminal S.r.l. ha adottato un processo di ricezione, analisi e trattamento delle segnalazioni (anche anonime) riguardanti MERCITALIA Shunting & Terminal S.r.l. inviate da Terzi o da Persone del Gruppo FS Italiane.

Il processo è conforme alle novità normative introdotte dal D.lgs. 10 marzo 2023, n. 24 di attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali (c.d. “Decreto Whistleblowing”).

Il processo di gestione delle segnalazioni è parte integrante del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo di MERCITALIA Shunting & Terminal S.r.l. ai sensi del D. Lgs. n. 231/2001 e s.m.i.

MERCITALIA Shunting & Terminal S.r.l. mette a disposizione degli utenti web una piattaforma dedicata, che costituisce canale preferenziale per l’invio delle segnalazioni. Se vuoi fare una segnalazione a MERCITALIA Shunting & Terminal S.r.l., accedi alla piattaforma informatica dedicata:

Le Società del Gruppo Ferrovie dello Stato Italiane adottano autonomi sistemi di gestione delle segnalazioni. Per inviare una segnalazione ad un’altra Società del Gruppo Ferrovie dello Stato Italiane consulta la relativa pagina societaria.

Chi può segnalare

Possono effettuare una segnalazione:

· i dipendenti, i lavoratori autonomi, i titolari di un rapporto di collaborazione, i volontari e i tirocinanti anche non retribuiti che svolgono la propria attività lavorativa presso MERCITALIA Shunting & Terminal S.r.l.;

· i lavoratori o i collaboratori, che svolgono la propria attività lavorativa presso enti che forniscono beni o servizi o che realizzano opere in favore di terzi; i liberi professionisti e i consulenti che

prestano la propria attività presso MERCITALIA Shunting & Terminal S.r.l.; gli azionisti e le persone di MERCITALIA Shunting & Terminal S.r.l. con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza.

Tali soggetti segnalano informazioni sulle violazioni di cui sono venuti a conoscenza nell’ambito del proprio contesto lavorativo.

Le segnalazioni possono essere effettuate anche:

· quando il rapporto giuridico non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali;

· durante il periodo di prova;

· successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso.

MERCITALIA Shunting & Terminal S.r.l. auspica che nelle segnalazioni sia esplicitata l’identità del Segnalante, di cui è garantita la riservatezza nel rispetto della normativa vigente, in modo da rendere più agevole la verifica dei fatti segnalati ed informare il Segnalante sugli esiti degli accertamenti svolti.

Sono comunque ammesse le segnalazioni in forma anonima.

Cosa segnalare

Informazioni sulle violazioni aventi ad oggetto fatti (di qualsivoglia natura, anche meramente omissivi), riferibili a Persone di MERCITALIA Shunting & Terminal S.r.l. o a Terzi, che possano integrare:

· violazioni del Modello di organizzazione, gestione e controllo ex D.lgs. n. 231/2001 e delle procedure che ne costituiscono attuazione e/o della Policy anticorruzione e dell’Anti Bribery&Corruption management system di MERCITALIA Shunting & Terminal S.r.l. e/o del Codice Etico del Gruppo FS e/o delle normative interne aziendali e/o in ogni caso idonee ad arrecare danno o pregiudizio, anche solo d’immagine o reputazionale, a MERCITALIA Shunting & Terminal S.r.l.;

· illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;

· condotte illecite rilevanti ai sensi del D.lgs. 8 giugno 2001, n. 231;

· illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione Europea e delle disposizioni nazionali che ne danno attuazione;

· atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione Europea;

· atti od omissioni riguardanti il mercato interno (a titolo esemplificativo: violazioni in materia di concorrenza e di aiuti di Stato);

· atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione Europea.

Le segnalazioni devono riguardare fatti di cui il Segnalante abbia conoscenza, avendo lo stesso Segnalante fondati motivi di ritenere che le informazioni segnalate siano vere al momento della segnalazione.

Le segnalazioni devono essere effettuate tempestivamente rispetto alla conoscenza dei fatti in modo da renderne concretamente possibile la verifica.

Non costituiscono segnalazioni c.d. whistleblowing: le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale del Segnalante che attengono esclusivamente al proprio rapporto individuale di lavoro, ovvero inerenti al proprio rapporto con le figure gerarchicamente sovraordinate; le comunicazioni o i reclami relativi ad attività di natura commerciale.

Canali di segnalazione interni

Le segnalazioni possono essere inviate tramite: i) piattaforma informatica accessibile dal sito internet di MERCITALIA Shunting & Terminal S.r.l. e dalla intranet aziendale; ii) posta elettronica agli indirizzi mail dedicati; iii) posta ordinaria agli Organi competenti a gestire la segnalazione; iv) verbalmente, mediante dichiarazione rilasciata dal Segnalante in apposita audizione.

La piattaforma informatica costituisce lo strumento preferenziale per l’invio e la gestione delle segnalazioni, in quanto maggiormente idoneo a garantire, con modalità informatiche, la riservatezza dell’identità del Segnalante e adeguate misure di sicurezza delle informazioni.

Tramite la piattaforma è possibile:

· inviare una segnalazione;

· modificare o aggiornare una segnalazione inviata;

· consultare lo stato di una segnalazione inviata;

· ricevere riscontro sugli esiti delle verifiche, laddove il segnalante abbia fornito la sua identità.

La piattaforma consente di:

· separare i dati identificativi del segnalante dal contenuto della segnalazione, prevedendo l’adozione di codici sostitutivi dei dati identificativi, in modo che la segnalazione possa essere processata in modalità anonima;

· mantenere riservato il contenuto della segnalazione durante l’intera fase di gestione della stessa, consentendo l’accesso ai soli soggetti autorizzati;

· adottare protocolli sicuri per il trasporto dei dati in rete nonché l’utilizzo di strumenti di crittografia per il contenuto della segnalazione e dell’eventuale documentazione allegata;

· interagire con il segnalante, garantendone l’anonimato.

 

Segnalazioni esterne e divulgazione pubblica

Il D.lgs. n. 24/2023 prevede la possibilità di effettuare segnalazioni esterne all’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) e divulgazioni pubbliche di violazioni nei casi espressamente previsti dalla norma.

La possibilità di effettuare segnalazioni esterne all’ANAC è consentita solo nei casi di seguito riportati:

· ove non sia attivo il canale di segnalazione interno ovvero se il medesimo non risulti conforme alle prescrizioni di legge;

· nei casi in cui il Segnalante abbia già effettuato una segnalazione interna alla quale non è stato dato seguito;

· nei casi in cui il Segnalante abbia fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa possa determinare il rischio di ritorsione;

· nei casi in cui il Segnalante abbia fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

Tutela del segnalante

Nel rispetto delle previsioni di legge MERCITALIA Shunting & Terminal S.r.l. garantisce la piena tutela del segnalante, assicurando la riservatezza sulla sua identità e sui fatti oggetto di segnalazione a partire dalla ricezione della segnalazione e vieta (e sanziona per quanto consentito dai propri poteri e facoltà)

ogni forma diretta o indiretta di provvedimenti e comportamenti ritorsivi o discriminatori adottati nei confronti del Segnalante in conseguenza della segnalazione, inclusi quelli omissivi, anche tentati o minacciati, nonché quelli rivolti a terzi connessi al Segnalante, quali parenti, colleghi, soggetti giuridici di cui i Segnalanti sono proprietari o per cui lavorano, che operano in un contesto lavorativo collegato a MERCITALIA Shunting & Terminal S.r.l.

Per assicurare che non siano poste in essere ritorsioni nei confronti del Segnalante anche a distanza di tempo dalla segnalazione, per i dipendenti di MERCITALIA Shunting & Terminal S.r.l. viene attivato un monitoraggio della situazione lavorativa del Segnalante per un periodo di due anni dalla data della segnalazione.

I soggetti a qualsiasi titolo coinvolti nella gestione delle segnalazioni sono tenuti, nei limiti previsti dalla legge, alla riservatezza in merito all’esistenza e al contenuto della segnalazione ricevuta e all’attività compiuta al riguardo e garantiscono la riservatezza dell’identità del Segnalante secondo quanto previsto dalla normativa vigente.

Al Segnalante viene rilasciato avviso di ricevimento della segnalazione entro 7 giorni dalla data di ricezione. Il Segnalante viene altresì informato degli esiti degli accertamenti svolti in merito.

Tutela della persona coinvolta

MERCITALIA Shunting & Terminal S.r.l. tutela i diritti delle Persone Coinvolte, innanzitutto assicurando, per garantire l’appropriata riservatezza, che ogni comunicazione relativa alla loro identità segua rigorosamente il criterio “need to know” (principio per cui una persona è autorizzata ad accedere a determinate informazioni solo se necessario – e nei limiti di quanto necessario – per l’esecuzione delle attività di propria competenza secondo le mansioni assegnate aziendalmente).

La Persona Coinvolta viene informata dell’esistenza e del contenuto della segnalazione e ne riceve copia, ad eccezione del riferimento all’identità del Segnalante, che non potrà in ogni caso essere resa nota alla Persona Coinvolta, fatti salvi i casi espressamente previsti dalla legge.

La Persona Coinvolta ha diritto di essere informata dell’esito dell’istruttoria. Previa valutazione adeguatamente tracciata, l’informativa alla Persona Coinvolta può essere ritardata ovvero non effettuata in tutto o in parte qualora appaia necessario attendere l’azione di pubbliche autorità, o qualora sia ragionevole ritenere che, fornendo l’informativa, possa essere a rischio la riservatezza della identità del Segnalante tutelata secondo legge.

Descrizione del processo

Le segnalazioni possono essere trasmesse al Comitato Etico e/o all’Organismo di Vigilanza di MERCITALIA Shunting & Terminal S.r.l.

L’Organismo di Vigilanza gestisce le segnalazioni relative a violazione o tentata elusione del Modello 231 di MERCITALIA Shunting & Terminal S.r.l. e/o delle procedure che ne costituiscono attuazione o a violazioni del Codice Etico che hanno o potrebbero avere rilievo ai sensi del D.lgs. n. 231/2001.

Le attività istruttorie, volte ad accertare la fondatezza o meno dei fatti segnalati, sono svolte dalla funzione Internal Audit di MERCITALIA Shunting & Terminal S.r.l.

Le segnalazioni concernenti altre Società del Gruppo FS sono trasmesse ai competenti organi della società (Comitato Etico/Organismo di Vigilanza) per il relativo seguito.

Trattamento dei dati personali

Nell’ambito del processo di gestione delle segnalazioni i dati personali sono trattati nel rispetto della normativa vigente in materia (Regolamento EU 679/2016 e D.Lgs. 196/2003, così come modificato dal D.Lgs. 101/2018).

Di seguito puoi consultare l’informativa sul trattamento dei dati personali.